Oudergesprekken inplannen zonder dat iedereen alles ziet
Ouders tekenen zelf in met een code. Een docent ziet daarbij uitsluitend zijn eigen gekoppelde leerlingen, en een ouder uitsluitend het eigen kind. Niet omdat het scherm dat verbergt, maar omdat de database het niet toestaat.
- Binnen één werkdag antwoord
- Geen verplichtingen
- Geen creditcard
Probeer het: klik een vrije tijd. Bij een bezet tijdvak staat geen naam — wie daar zit, gaat een andere ouder niets aan.
Ik kreeg niet alleen mijn mentorleerlingen te zien, maar alle leerlingen. En alle ouders konden bij mij intekenen, niet alleen de ouders van mijn mentorleerlingen.
Er was niet ingebroken. Het stond gewoon open. En dat is het probleem met de meeste planningssystemen: de afscherming zit in het scherm, en het scherm is het makkelijkste onderdeel om langs te lopen.
Deze planner is om díe zin heen gebouwd. De scheiding tussen scholen, tussen docenten en tussen ouders zit in de opslagstructuur en wordt afgedwongen in de databaseregels. Wie de interface omzeilt, komt bij dezelfde muur uit. Daar liggen 36 geautomatiseerde tests op, waarvan het merendeel toetst wat er niet mag.
Dezelfde avond, drie keer bekeken
Wissel van rol en kijk wat er verandert. Wat een rol niet mag zien is niet weggelaten maar afgedekt — want er ís iets, het is alleen niet voor jou.
Wat een ouder ziet
Je komt binnen met de code uit de brief. Die code ontsluit precies één leerling bij precies zijn eigen docenten.
- Het eigen kind, en de docenten die eraan gekoppeld zijn
- Per docent welke tijdvakken vrij of bezet zijn
- Wie er in een bezet tijdvak zit
- Andere leerlingen, andere klassen, ongekoppelde docenten
Alleen bij het eigen kind staat een naam. De rest is er wel, maar niet leesbaar.
Wat een docent ziet
Je eigen avond, met de leerlingen die aan jou gekoppeld zijn. De leerlingenadministratie van de school blijft dicht.
- De eigen gekoppelde leerlingen, met naam
- De vraag die de ouder vooraf meegaf
- De leerlingenlijst van de school
- De agenda of de leerlingen van een collega
De namen staan meegeschreven in de koppeling, zodat je ze hebt zonder de schoollijst te kunnen opvragen.
Wat een schoolbeheerder ziet
De eigen school volledig: rondes opzetten, deelnemers importeren, codes genereren en zien hoe vol het loopt.
- Alle rondes, leerlingen en koppelingen van de eigen school
- Hoeveel ouders er al hebben ingetekend
- Elke andere school — ook binnen hetzelfde bestuur
- De uitgegeven codes terugzien; die zijn alleen gehasht opgeslagen
Eén blik op wie er nog geen tijden heeft opgegeven — dat is wat er twee weken voor de avond toe doet.
Drie stappen, en de administratie doet er maar één
Het werk dat overblijft ligt bij de mensen die het het beste weten: de docent bepaalt zijn eigen tijden, en de ouder kiest zelf een moment.
-
De school zet de ronde klaar
Leerlingen en koppelingen komen binnen via Excel of CSV, met een voorbeeldsjabloon waarin ook uitleg staat. Je stelt de gespreksduur in, de marge ertussen, en wanneer de inschrijving open- en dichtgaat.
-
Docenten geven hun tijden op
Elke docent bepaalt zelf wanneer hij kan, in welk lokaal, en waar zijn pauzes vallen. Tijdvakken worden automatisch gegenereerd. Dit werk ligt dus niet bij één persoon op de administratie.
-
Ouders tekenen in met een code
Elke leerling krijgt een eigen code. Daarmee ziet de ouder alleen de docenten die aan dat kind gekoppeld zijn, kiest een tijd, en kan meteen een vraag meegeven voor het gesprek.
De afscherming is geen instelling maar een eigenschap
Wat we vaak tegenkomen
- Elke docent kan de hele leerlingenlijst opvragen
- Ouders tekenen in bij docenten die hun kind niet lesgeven
- In een bezet tijdvak staat de naam van de leerling
- Adressen en geboortedata “omdat het toch al in de export zat”
- Gegevens die blijven staan tot iemand ze opruimt
Hoe het hier werkt
- De leerlingenadministratie is voor een docentaccount afgesloten
- De code ontsluit één leerling bij precies zijn eigen docenten
- Bij een bezet tijdvak staat alleen dát het bezet is
- Drie velden per leerling: voornaam, achternaam, klas
- Bewaartermijnen draaien elke nacht, en melden het als ze falen
Pauzes waar jij ze wilt
Een gesprek van tien minuten is nog geen avond van veertig gesprekken. Zet een pauze neer waar je hem nodig hebt; het rooster schuift mee.
Tweefactor voor beheerders
Wie bij de leerlingen van een hele school kan, komt er niet in met alleen een wachtwoord. Verplicht, met een authenticator-app. Bewust geen sms.
Een vraag vooraf
Een ouder kan bij het intekenen kort meegeven waar het gesprek over moet gaan. Zo begint het niet met tien minuten aftasten.
In je eigen agenda
Je gesprekken als abonnement in Google Agenda of Outlook, of als los bestand. Wijzigt er iets, dan schuift je agenda mee.
Meerdere scholen, strikt gescheiden
Een bestuur met meerdere vestigingen krijgt per school een eigen omgeving. De scheiding zit in het opslagpad, niet in een filter dat iemand kan vergeten.
Een spoor dat klopt
Elke handeling komt in een keten van hashes. Achteraf een regel wijzigen breekt alle regels erna, en dat is aantoonbaar.
De stukken liggen klaar voordat je functionaris erom vraagt
De meeste tijd in een aanbesteding gaat niet naar de software maar naar de papieren eromheen. Die zijn hier al geschreven, en ze zijn eerlijk over wat er nog niet af is.
Drie velden
Voornaam, achternaam, klas. Geen adres, geboortedatum, leerlingnummer, BSN, cijfers of zorgindicaties — die velden bestáán niet in het datamodel.
Eemshaven
Database en rekenkracht staan allebei in Nederland. Voor de normale werking gaat er niets buiten de EER.
Geen cookies
Geen analyticspartij, geen advertentienetwerk, geen externe lettertypen. Deze pagina telt weergaven en verder niets, dus geen toestemmingsbanner.
DPIA en overeenkomst
Beide klaar. Biedt jullie bestuur het model uit het Privacyconvenant aan, dan tekenen wij dat model.
Ook wat er nog niet af is
Er is nog geen onafhankelijke pentest uitgevoerd. De databaseregels zijn geautomatiseerd getest en de opzet is meermaals nagelopen, maar dat is iets anders. Toetst jullie bestuur daarop, zeg het dan bij de aanvraag — dan plannen we er een in voordat de eerste echte ronde opengaat. Het leek ons beter dat je dit hier leest dan dat je het zelf moet vragen.
Meer hierover staat op de pagina privacy en AVG.
Wat scholen ons als eerste vragen
Ziet een docent echt alleen zijn eigen mentorleerlingen?
Ja, en het is niet met een filter in het scherm geregeld. De leerlingenadministratie van de school is voor een docentaccount afgesloten in de databaseregels. De naam van de eigen leerling staat meegeschreven in de koppeling, zodat een docent hem heeft zonder de lijst te kunnen opvragen.
Een opvraging die niet op de eigen identiteit filtert, matcht de regel niet en faalt in zijn geheel. Er is dus geen “bredere” zoekopdracht die per ongeluk meer teruggeeft.
Kunnen we koppelen met Magister of Somtoday?
Nu nog niet. Leerlingen en koppelingen komen binnen via een Excel- of CSV-export, met een voorbeeldsjabloon waarin ook uitleg en tips staan. In de praktijk is dat een export uit het leerlingvolgsysteem en één keer uploaden.
Dat is bewust de eerste stap: een koppeling die alle velden meeneemt, staat haaks op het idee dat we er maar drie bewaren. Heb je een concrete wens, laat het weten bij je aanvraag.
Wat als het misgaat op de avond zelf?
De bereikbaarheid wordt elke vijf minuten van buitenaf gecontroleerd, met alarm naar twee adressen. Daarnaast draait er elk kwartier een controle op de vastlegging en op verdachte inschrijfpogingen.
Belangrijker nog: docenten kunnen hun gesprekken naar de eigen agenda exporteren. Ligt er iets plat, dan heeft iedereen zijn rooster nog steeds bij zich.
Wat kost het?
De prijs hangt af van het aantal leerlingen en van hoe vaak je per jaar gespreksrondes draait. Vraag een offerte aan; daar zit geen verplichting aan vast, en een demo-account is gratis.
Hoeveel werk is het invoeren?
Voor de administratie: één upload per ronde. Daarna geeft elke docent zelf zijn beschikbaarheid op, dus dat werk ligt niet op één bureau.
De codes voor ouders worden in één keer gegenereerd en zijn als lijst te downloaden om mee te sturen met de uitnodiging.
Wat gebeurt er met de gegevens na de gesprekken?
De vraag die een ouder heeft gesteld en het opgegeven e-mailadres worden dertig dagen na de ronde gewist. Leerlingen, koppelingen en afspraken blijven een schooljaar staan zodat je een oude ronde nog kunt openen, en verdwijnen daarna.
Dat gebeurt door een taak die elke nacht draait en vastlegt wat hij heeft opgeruimd. Faalt die taak, dan volgt er een alarm — een bewaartermijn die alleen op papier staat is geen bewaartermijn.
Probeer het met een eigen demo-omgeving
Je krijgt een eigen school in het systeem waarin je alles kunt instellen en uitproberen. Wij zetten hem klaar en je hoort binnen één werkdag van ons.
- Je bent zelf schoolbeheerder, dus je ziet ook het beheerdersdeel
- Gebruik verzonnen namen — met een demo hoeft er geen verwerkersovereenkomst aan te pas te komen
- Teken zelf een keer in als ouder. Dan zie je het punt van dit systeem meteen
Zelf uitproberen?
Je krijgt een eigen demo-omgeving waarin je alles kunt instellen. Binnen één werkdag antwoord, geen verplichtingen.